Datenschutz bei Bewerbungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Eine natürliche Person wird als identifizierbar angesehen, wenn sie direkt oder indirekt identifiziert werden kann, zum Beispiel durch Zuordnung zu einem Namen oder einer Kennnummer, wie IBAN oder Sozialversicherungsnummer. 

Der Begriff „Verarbeitung“ umfasst jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, der mit oder ohne Hilfe von automatisierten Verfahren ausgeführt wird. Dazu zählen zum Beispiel das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung (durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung), der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Der „Verantwortliche“ ist eine natürliche oder juristische Person, die alleine oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, wie zum Beispiel wir als Versicherung.

Der „Auftragsverarbeiter“ ist eine natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Der Auftragsverarbeiter arbeitet nur nach Weisung des Verantwortlichen, hat keine Entscheidungsbefugnis über die Daten und verfolgt auch keinen eigenen Geschäftszweck bezüglich der personenbezogenen Daten.

Im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet ACREDIA folgende personenbezogenen Daten:

allgemeine Daten zu Ihrer Person wie Namen, Titel, Anschrift

Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse

Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang und hren beruflichen Erfahrungen (Schulausbildung, berufliche Qualifikation, Angaben zur beruflichen Weiterbildung), welche Sie uns mittels Lebenslauf (CV), Motivationsschreiben oder mittels Dienstzeugnissen, Zertifikaten oder sonstigen Nachweisen zur Verfügung stellen

andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln

Daten zur Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen

Unter Umständen kann ACREDIA von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise Daten auf einem Profil bei beruflichen Social-Media-Netzwerken (Xing, LinkedIn, etc.).

ACREDIA erhebt nur die personenbezogenen Daten, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind oder zu deren Erhebung ACREDIA gesetzlich verpflichtet ist.

ACREDIA verarbeitet in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art 9 Abs 1 DSGVO). Im Rahmen Ihrer Bewerbung kann es jedoch vorkommen, dass Sie in Ihrem Lebenslauf Angaben machen, welche in den Anwendungsbereich des Art 9 Abs 1 DSGVO fallen können (Angaben über Ihre Religionszugehörigkeit oder politische Weltanschauung, welche sich beispielsweise aus ehrenamtlichen Tätigkeiten ergeben können). 

Wir ersuchen Sie im Vorfeld, uns keine Daten zu übermitteln, welche in den Anwendungsbereich von Art 9 DSGVO fallen, außer die Übermittlung dieser Informationen ist für das Bewerbungsverfahren relevant.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet ACREDIA personenbezogene Daten, die Sie uns durch die Übermittlung ihrer Bewerbungsunterlagen bekanntgeben.

ACREDIA verarbeitet gegebenenfalls auch personenbezogenen Daten, die nicht direkt von Ihnen übermittelt werden, beispielsweise durch das Abrufen öffentlicher Profile bei beruflichen Social-Media-Plattformen. In einzelnen Fällen verarbeitet ACREDIA auch personenbezogene Daten von Personalvermittlern und Jobplattformen. 

ACREDIA hält sich bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten an geltende Gesetze und Vorschriften.

ACREDIA verarbeitet personenbezogene Daten über Sie für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die Verarbeitung ist somit im Rahmen eines vorvertraglichen Schuldverhältnisses erforderlich, deren Vertragspartei die betroffene Person ist und die auf Anfrage der Betroffenen Person (Bewerber) erfolgt. Die Rechtsgrundlage hierzu ist die Vertragserfüllung gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

ACREDIA kann zudem personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen ACREDIA erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Gleichbehandlungsgesetz (GlBG). 

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß Art 6 Abs 4 DSGVO die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die (i) Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, zur (ii) Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.

ACREDIA holt Ihre Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO ein, sofern keine der oben genannten Rechtsgrundlagen vorliegt. Ihre Einwilligung benötigt ACREDIA vor allem für folgende Zwecke:

In Evidenz halten Ihrer Bewerbungsunterlagen für die Zukunft

Tracking des Nutzerverhaltens auf der „ACREDIA Website“

Im Zuge einer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt eine Verarbeitung nur für den in der Zustimmungserklärung festgelegten Zweck und in dem vereinbarten Umfang. Sie können die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art 9 Abs 1 DSGVO mitgeteilt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art 9 Abs 2 lit b DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten wie z.B. Schwerbehinderteneigenschaft, oder Angaben, aus denen sich die ethnische Herkunft ergeben kann). Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art 9 Abs 1 DSGVO bei Bewerbern angefragt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art 9 Abs 2 lit a DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wenn diese für die Berufsausübung erforderlich sind).

Es erhalten nur die Stellen und Mitarbeiter von ACREDIA Ihre personenbezogenen Daten, die diese Informationen zur Erfüllung von vertraglichen, gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, soweit es zur Erfüllung des Vertrages oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, aufsichtsrechtlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. 

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art 28 DSGVO verarbeitet, dies insbesondere durch Hostprovider oder Anbieter von Bewerbermanagementsystemen. Darüber hinaus arbeiten wir mit ausgewählten externen Dienstleistern zusammen, die Ihre personenbezogenen Daten erhalten, sofern sie diese Informationen zur Erfüllung ihrer Aufgabe benötigen. Zu unseren Auftragsverarbeitern zählen insbesondere IT-Dienstleister. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verwenden.

ACREDIA speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen sieben (7) Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.

Falls Sie uns gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO Ihre Einwilligung gegeben haben, Ihre Bewerbungsunterlagen für die Zukunft in Evidenz zu halten, so speichern wir diese für den in der Einwilligung festgelegten Zeitraum bzw. bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. 

ACREDIA verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, soweit sie erforderlich sind und solange wir sie zur Erreichung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, benötigen. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

Die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten ergeben sich beispielsweise aus dem Unternehmensgesetzbuch („UGB“), der Bundesabgabenordnung („BAO“), dem Versicherungsaufsichtsgesetz („VAG2016“) sowie dem Finanzmarkt-Geldwäschegesetz („FM-GWG“). Weiters berücksichtigt ACREDIA die gesetzlichen Verjährungsfristen, die zwischen drei und dreißig Jahren liegen.

Als Bewerber bei uns haben Sie je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns jederzeit kontaktieren können.  

Sie können jederzeit Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten sowie Informationen über den Zweck der Verarbeitung und deren Rechtsgrundlage, die Datenkategorien, die Empfänger, die Speicherdauer und die Herkunft Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten. Bitte beachten Sie, dass dies nur auf unrichtige, unvollständige oder unrechtmäßig verarbeitete personenbezogene Daten zutrifft. Ist unklar, ob die verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen. Bitte berücksichtigen Sie, dass diese Rechte einander ergänzen, sodass Sie nur entweder die Berichtigung bzw. Vervollständigung Ihrer Daten oder deren Löschung verlangen können.

Auch wenn Ihre personenbezogenen Daten richtig und vollständig sind und von uns rechtmäßig verarbeitet werden, haben Sie in besonderen, von Ihnen begründeten Einzelfällen das Recht, die Löschung dieser Daten zu verlangen. Weiters können Sie die von Ihnen erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, wenn Ihre Zustimmung die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist. Die Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bliebt rechtmäßig.

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art 6 Abs 1 lit f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie können Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder von uns die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Sie können sämtliche Rechte (Art 15 bis 21 DSGVO) durch einen Brief an ACREDIA Versicherung AG, Himmelpfortgasse 29, 1010 Wien mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ ausüben. Der Brief muss eigenhändig unterschrieben bzw. firmenmäßig gefertigt sein. Als Nachweis für Ihre Identität benötigen wir eine Ausweiskopie. Sie können diese Unterlagen auch eingescannt per E-Mail an datenschutz@acredia.at übermitteln.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir in Zweifelsfällen weitere Angaben zu Ihrer Identität verlangen. Dies dient Ihrem Schutz, um nur Berechtigten den Zugriff zu Ihren Daten zu geben. Aus diesem Grund müssen wir Auskunftsersuchen ohne Nachweis der Identifikation leider zurückweisen und können auch keine telefonischen Auskünfte erteilen.

Wir werden Ihnen unverzüglich, jedenfalls aber innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags, die entsprechenden Informationen über die Maßnahmen zur Verfügung stellen.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.

Die Sicherheit Ihrer Daten in unseren Systemen ist uns ein großes Anliegen. Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um unsere Datenverarbeitungen zu sichern, insbesondere zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Wir schützen Ihre Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung, unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung. Die von uns getroffenen Maßnahmen umfassen beispielsweise den Einsatz moderner Sicherheitssoftware und Verschlüsselungsverfahren, physische Zutrittskontrollen und Vorkehrungen zur Abwehr und Verhinderung von externen und internen Angriffen. Darüber hinaus sind alle Mitarbeiter von ACREDIA sowie Auftragsverarbeiter und Dritte, an die wir Ihre Daten weitergeben, zur Verschwiegenheit über sämtliche kundenbezogenen Informationen und Tatsachen verpflichtet, die ihnen ausschließlich auf Grund ihrer beruflichen Tätigkeit bekannt werden.